Smartworking o ufficio? Divano o scrivania? Pigiama o cravatta? Ecco l’argomento principe di questo settembre 2020, che divide come le questioni albero/presepe, destra/sinistra, cane/gatto… Non sono un’esperta di organizzazione aziendale, ma ho lavorato sempre come free-lance e ho sperimentato varie tipologie di lavoro: in azienda, da casa, in incubatori e coworking… partecipando spesso alla gestione di piccole attività, compresa la mia. Ho quindi una visione abbastanza ampia della faccenda e ho pensato di appuntare qui un paio di pensierini.

A proposito delle opportunità che ci offre questo periodo di distanziamento obbligatorio, vanno fatte alcune considerazioni.

Nei secoli scorsi le teorie filosofiche positiviste, che determinano una concezione naturalistica dell’uomo, portavano a credere che:

  1. Gli uomini preferiscono avere direttive piuttosto che avere la libertà di decidere e di agire
  2. La loro motivazione è fondata sulla sola soddisfazione dei loro bisogni economici e di conseguenza il sistema compensativo deve essere di natura esclusivamente monetaria
  3. Gli uomini non amano per loro natura lavorare, quindi i quadri dirigenti devono dirigerli con fermezza ed equità

Sbagliato!!! Oggi sappiamo che è vero il contrario!

Dalla metà del secolo scorso si comincia a teorizzare “il fattore umano” nella produttività e a valorizzare il benessere del lavoratore, la sua sicurezza, la sua soddisfazione professionale.
Ma oggi stiamo andando oltre: la quarta rivoluzione industriale sta stravolgendo la classica struttura aziendale che aveva:

  1. un vertice strategico,
  2. una sostanziale linea intermedia con i manager di coordinamento,
  3. la base della piramide, il nucleo operativo.

I sistemi di automazione, che hanno modificato il lavoro in fabbrica, stanno entrando anche nelle piccole imprese. Il cloud system sta velocizzando e ottimizzando la linea intermedia rendendo obsoleti alcuni ruoli di controllo, di organizzazione e supervisione.

La pandemia del 2020 ci ha dato l’opportunità di sperimentare nuovi sistemi organizzativi e di valutarne i pro e i contro, facendoci superare molti ostacoli che credevamo insormontabili e aprendoci a soluzioni finora ottusamente demonizzati.
Abbiamo visto come le medie e grandi imprese hanno risparmiato sui costi fissi e ci si è resi conto che l’impiegato, da casa, non rende meno, anzi…

Dunque perché restare ancorati all’organizzazione classica del team di lavoro?

Grazie a software gestionali sempre più specialistici e performanti, molte fasi organizzative e di produzione possono essere automatizzate (vedi puntata Report sulla quarta rivoluzione industriale, interessante…). Si può quindi delocalizzare qualsiasi fase produttiva, ingegnarsi su come ridurre i costi del personale e i costi fissi di gestione e soprattutto concedere al lavoratore di scegliere la formula organizzativa che preferisce e che può cambiare durante le varie fasi della vita.

Vediamo qualche tipologia di organizzazione del lavoro

  1. Lavoro in ufficio. Controllo del tempo, non dei risultatiorganizzazione azienda piramidale

    La gestione di un team di lavoro in ufficio, piccolo o grande che sia, ha di base il concetto di “controllo”. Controllo dell’orario di entrata e uscita, delle pause, delle ferie… senza un sistema veramente efficace di controllo dei risultati. Siamo diventati bravissimi a monitorare gli spostamenti dei dipendenti, ma abbiamo difficoltà a premiare i meritevoli e a stimolare gli scansafatiche.

    Dal punto di vista dell’impiegato, non c’è bisogno di descrivere lo schema del lavoro in ufficio, lo conosciamo tutti: arrivi, timbri il cartellino, pausa caffè, pranzo tutti insieme (a mensa, al self-service, o sulla scrivania col portapranzo da casa), altra pausa caffè, cartellino… e così via, in un loop infinito, interrotto solo dalle ferie da aspettare, pianificare e bramare.
    Il concetto di “tempo” diventa il fulcro organizzativo, anche per il lavoratore, che si concentra sulle ore passate davanti al computer invece che sui risultati ottenuti. Perché è questo che gli viene chiesto.
    In alcuni uffici provano a monitorare i risultati chiedendo di documentare il lavoro svolto, segnando il numero di ore dedicate a tal cliente o talaltro, con il tacito accordo che gli aggiornamenti professionali, le comunicazioni interne, le riunioni aziendali… vanno addebitate, a piacere, al cliente più grosso o a quello con la segretaria più rompiscatole. Si ottengono così i costi da addebitare al cliente, ma non si ha la giusta percezione dell’efficienza del lavoratore.

    In altri uffici ti controllano appostandosi alle tue spalle per interminabili minuti, in silenzio, per poi farti la domanda di rito: “Come va?”, e tu sei tentato di rispondere “setileviditornofiniscoemenevado” ma poi ti ricordi che tanto devi rimanere fino alle 18 e allora farfugli uno striminzito: “Tutto bene, grazie”, sperando che basti ad allontanare lo scocciatore, che avrà ottenuto una parziale e personalissima idea del lavoro svolto.  
    Ho l’impressione che i dipendenti che ben cominciano, cercando di essere efficienti a prescindere dagli orari, si perdano presto nei meccanismi dell’ufficio, e si “impecoriscano” appresso al cartellino, perdendo ogni entusiasmo.
    Per quelli come me, che amano lavorare in team ma hanno bisogno di organizzarsi autonomamente, dover chiedere il permesso di uscire dall’ufficio, dover pianificare le ferie mesi prima, regolando i propri ritmi non in base al lavoro, ma in base alle regole dell’ufficio, è impensabile! Ho resistito un anno, poi via! 
    Vive la liberté! 

  2. Sede centrale e collaboratori in smart-working. Come essere efficienti lavorando alla cieca e in una sconsolata e amara solitudine
    In questo tipo di organizzazione, che ho sperimentato una quindicina d’anni fa, nella sede centrale c’è l’amministrazione e il core team manageriale. Gli altri tutti a casa, ognun per sé, rigorosamente con partita IVA. Ovviamente i costi fissi aziendali sono abbattuti, ma non è che per questo tu dipendente guadagni di più, anzi… Ho lavorato per anni così, da casa con i bimbi piccoli. Andavo in ufficio solo per brevi riunioni e interagivo esclusivamente con il project manager, che gestiva ogni aspetto del progetto. Non avevo alcun contatto con i colleghi. Ve lo immaginate? Progettare e sviluppare un prodotto web, corsi FAD, gestionali d’azienda… senza vedere mai lo sviluppatore, l’editor… ma interfacciandomi esclusivamente con un neolaureato che scrive mail bellissime ma che sa poco o nulla di UX e UI? 
    Un disastro!

  3. Piccoli gruppi in piccole sedi:
    Alcune organizzazioni prevedono piccoli team di professionisti esperti, che interagiscono tra loro, che lavorano autonomamente con poche e semplici direttive (brief, timeline, costi) e che si organizzano in spazi comuni, come incubatori o coworking, o a distanza. Il project manager, se c’è, fa parte del team e partecipa esclusivamente a quel progetto o a quel gruppo di progetti, come gli altri.
    Questa strategia mi piace molto.  

    [Squad lavora così. Ogni gruppo di lavoro è specializzato in video o web o stampa… e segue il cliente in maniera indipendente. Si può anche collaborare con un altro gruppo per coordinare la lavorazione in un progetto unico, per esempio nella progettazione di corporate identity e web, in cui il coordinamento dell’immagine aziendale deve essere sempre rispettata. In casi del genere il progetto viene coordinato da un professionista della grafica e non da un manager. Squad non ha manager nel suo team di lavoro.]

    Ovviamente questo tipo di organizzazione prevede l’utilizzo di un sistema centrale operativo e amministrativo on-line con cui ogni gruppo si interfaccia. Ci sono molte soluzioni web-based per il project management, anche gratuiti, che aiutano molto: Clarizen, Teamleader, Wimi, Asana, Wrike, Trello

Lavorare in orari personalizzati ci permettere di gestire meglio tutti gli aspetti della nostra vita, soprattutto per le famiglie con figli piccoli.
Poter lavorare a casa almeno 3 giorni a settimana, o in un coworking vicino casa, ridurrebbe traffico e inquinamento.
Spero che questa pandemia ci abbia insegnato qualcosa nell’organizzazione aziendale, anche nelle grandi aziende e nelle pubbliche amministrazioni e che l’Italia ne approfitti per essere più efficiente.
Chissà cosa succederà con la diffusione del 5G…!

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Sono graphic designer, UX designer, web designer... ma anche content editor e social manager. Anche con la SEO non me la cavo male... insomma una onebandwoman 😀